怎样写电子邮件
导读：　　邮件写作的礼仪基本规范，请看文章结束部分）　　自动回复与阅读回执，包括信纸，都是在为阅读你邮件的人制造不必要的麻烦。　　1、什么情况用email　　相比 *** ，email的优点是，我们可以重复的阅读这些文字，另外往来的信件还可以成为沟通的

　　邮件写作的礼仪基本规范，请看文章结束部分）

　　自动回复与阅读回执，包括信纸，都是在为阅读你邮件的人制造不必要的麻烦。

　　1、什么情况用email

　　相比 *** ，email的优点是，我们可以重复的阅读这些文字，另外往来的信件还可以成为沟通的证据。

　　但是对方回信可快可慢，人家不回你也没办法。所以，急需对方回应的事情，更好打 *** ，或者一个 *** 配合一封email。

　　2、to, cc, bcc （收信人，抄送，暗抄）

　　email和手机短信更大的区别是什么？

　　手机短信只有正文，没有头信息（header information）。Email在正文前面，有from, to, cc,bcc等一堆字段，这都是干啥的呢？

　　from和to大家都知道，就不说了。cc和bcc的对象，也会收到信。

　　cc呢，中文翻译成抄送，顾名思义，这信不是给你写的，抄一份给你过目下，也就是知会的意思。cc这个缩写事实上来源于carboncopy。啥叫 carbon copy呢？过去没有复印机，人们同一封信想写两份怎么办呢？用复写纸，对吧。carboncopy大概就是这个意思。

　　bcc呢，中文翻译成暗送，blind carbon copy。收信人，能够看到这封信to谁cc谁，但看不到bcc的对象。

　　to,cc和bcc怎么用呢？咱们举个例子说：比如我想追一个女生，发信问她同意不同意（这只是一个例子，根据前面的论述，这个场合显然不适合用 email）。同时呢，还有一个女生在追我，我不从；还有一个兄弟，躲在幕后帮我策划，是我的参谋。这个场合，我就应该to这个意中人，因为这封信是要她 采取行动的（告诉我你从不从）；然后我要cc给追我的女生，因为不需要她采取行动，但我要知会她这件事；最后呢，我要bcc给狗头军师兄弟，因为我当然要 让他了解这件事，同时又不能让收信人知道他的存在。

　　用好to, cc, bcc，可以省好多话，明眼人一看就知道发信人的意图。

　　3、 reply to all, forward（回复全部，转发）

　　收到一封信，有reply（回复）和reply toall（回复全部）的选项。reply会把回信发给from的那一个人，而reply to all呢，会把回信寄给from, to,cc的所有人。

　　这是一个很方便又很敏感的功能。有些信to的名单里有几十，甚至上百人。你的回信，跟他们每个人都相关么？或者说，他们每个人都希望收到你的回信么？如果 不是，那么请不要replyto all。我见过有些组织，to几十人的信，就有四五个人不断用reply toall聊天，实际上是在这几十人的信箱里刷屏版聊。换位思考下，不是每个人收件箱里都只有你这一个组织的信，不是每个人都像你们几个一样喜欢自己的信 箱变成bbs。在确认所有人都接受这种行为之前，请不要这么做！

　　反过来说呢，如果你想给几十甚至上百人同时发信时，可以把这些人都放进bcc列表，然后在信件的正文开头，写明白to谁cc谁。这样就不怕喜欢replyto all的人了，因为bcc的名单是不会呈现给收件人的，他reply to all也只能回信给你一个人。

　　forward的功能是把邮件（包括其附件）转发给其他人。但是使用fwd也要注意，考虑一下是否原来的发信人就不愿意这封信的内容给你想转发的人知道，那么从诚信以及专业的角度上来说，就不应该把信转发给第三方。

　　4、标题 （主题）

　　一封email的标题很重要，不但因为这是收信人对这封信内容的之一印象，更因为一两个月过后，如果收信人想查找关于某件事的旧信，他首先会从搜索/归类标题入手。

　　换位思考一下，不是每个人的信箱里，都像你只有这么少的信，有些人就是靠email来跟踪、梳理自己工作的。有的朋友发信忘记写标题，有些朋友想起给谁发 信说件新的事，懒得重新写信找地址簿，就直接回复人家上回发给你的一封信，这都是很不好的习惯。一个标题，就好像bbs上的一个主题楼一样，一定要专楼专 用。

　　在写标题的时候也要注意对自己的邮件重要性作个判定，并且进行标识（在Outlook中，重要性高的邮件是感叹号，重要性低的邮件是向下的箭头）。这样做的目的是让收信人了解这封信的轻重缓急，当他有很多邮件需要处理的时候，可以帮助他提高效率。

　　5、正文

　　正文的要求就三点，语言得体、内容清晰、保持冷静。

　　语言得体，比如你求素未谋面的师兄师姐帮忙，就应该先问个好寒暄几句，称赞对方名声在外，然后再切入主题，最后询问对方是否有空帮这个忙？如果直接就说有这么一事你干不干吧，要决定干就抓紧，deadline回头我再通知你，这就不大合适。

　　事情复杂的时候，内容一定要写清晰，这不是写小说，能分段、分条，尽量不要一大坨字写在一起。

　　保持冷静是什么意思呢？工作生活中，都会有很多人很多事让你不爽，带着这种不爽的心情，你可能直接就回了一封态度很糟糕的信。这样的事情发生之后，百分之 九十的可能，第二天你再翻出这封信会后悔不已，我TMD昨天怎么能这么说话呢？！最要命的是，email是可以保存的，这样的信可能给你带来不必要的麻 烦。

　　记得GE一个关于email的指导上写，发信之前闭上眼睛想想，如果这封信转天发表在 *** 的头版头条，你会不会觉得很尴尬？如果会，请不要把它发出。

　　正文的格式也应该值得注意，比方商务上的邮件往来，就需要比较正式，全文尽量不要用超过两种字体，超过两种颜色，并且段落分明，条分缕析。

　　6、签名档

　　这东西我过去也不注意，但其实还是有点用的。首先，把你的姓名、单位、头衔、****写在签名档里，它能够告诉对方你是谁，有了它，你正文可以少写一两段话。另外呢，签名档写上一句比较有特点的话，能够帮助收信人对发信人产生一种印象。

　　7、附件要起一个合适的文件名，别人下载后，不用另起名了。

　　8、尽可能不用带背景的信纸，节约带宽，而且正常收集的默认是不显示的。

　　下面转一篇文章：如何使用邮件更有效地沟通，同样阐明了一些使用电子邮件应当注意的问题。原文地址：月光博客

　　电子邮件有很多用途，用于联系贸易业务、亲朋好友之间的通信等，但是作为工作场合的业务沟通，电子邮件提供了很多的便利，同时也带来了很多风险。在 所有的沟通方式中，电子邮件是最难控制的，最容易达到你不想传递的对象。如何在企业里使用好邮件，相信也是大家经常感到比较困惑的问题，下面是我们企业和 部门内部规范的一些邮件沟通技巧，相信这些技巧对于其他企业也同样适用。

　　一、邮件格式

　　1、邮件一定要注明标题，很多人是以标题来决定是否继续详读信件的内容。此外，邮件标题应尽量写得具描述性，或是与内容相关的主旨大意，让人一望即知，以便对方快速了解与记忆。

　　2、如果不是经常交流的对象，记得写邮件抬头称呼对方，以示礼貌，并引起主要收件人的关注。

　　3、收件人尽量用中文姓名全称，避免只显示个人邮箱帐号。

　　二、哪些事情需要发送邮件

　　1、正式工作报告；

　　2、难以简单用口头表达说明清楚的事项；

　　3、知识推荐和信息传递；

　　4、没有见面交流条件的其他交流内容；

　　总结：可以用口头交流解决的，尽量不使用邮件。

　　三、邮件发送对象

　　1、寻求跨门支持的邮件，一般主送给寻求支持的人，抄送给他的直接上级；同时抄送本部门的直接上级；这样往往可以获得支持部门的更好的支持；

　　2、项目通报类的邮件，主送给项目小组成员，抄送给项目小组成员的直接上级、项目主要领导；

　　3、工作计划的发送对象，经理人的工作计划主送工作计划的下达对象，抄送直接上级、间接上级、部门内部相关经理人。为保持部门内部计划对外的一致性，部门内部计划原则上只有一个计划可以跨部门传达，特殊情况可以根据需要处理。

　　选择邮件发送对象的时候避免以下现象

　　1、在对外沟通中，非重要的一般性的沟通，避免为了知会的需要将邮件抄送给包括直接和间接经理；

　　2、避免将同一个主题的讨论内容多次反复发给全部收件人、抄送人，用见面直接交流代替。

　　3、避免将细节性的讨论意见发送给公司高级管理人员，特别是可以判断高级管理人员不能深入了解的业务细节。

　　四、邮件沟通支持

　　1、如果遇到在邮件发送时对内容、措辞、发送人有任何疑问，可以向直接上级寻求沟通支持；

　　2、如果在沟通中发生意见分歧，沟通双方首先应换位思考，尽量用见面沟通或 *** 沟通解决分歧；

　　3、充分发挥个人的主动性，避免将一般性的沟通工作交给上级去做（这样降低了沟通效率）；

　　五、邮件内容

　　1、如果带有附件，尽量在邮件正文对附件内容进行总结，避免收件人一一打开附件才能知悉沟通事项；

　　2、控制邮件正文字数，确保邮件正文层次清晰、内容明确，避免长篇大论。

　　六、沟通确认和反馈

　　1、对重要沟通事项，在发送邮件后更好 *** 提醒对方引起关注；

　　2、重要会议通知再回前向与会人员提醒开会时间；

　　3、如果重要邮件发出去后石沉大海，不一定是对方不重视，尝试再次提醒；

　　每个人都会遇到沟通无效的情况，没有有效的沟通，很多工作将寸步难行，希望以上分享可以让大家沟通更轻松，工作更上一层楼！也欢迎大家分享个人的工作沟通体会。

　　最后总结一下使用电子邮件的基本礼仪规范：

　　关于主题

　　主题要提纲挈领，添加邮件主题是电子邮件和信笺的主要不同之处，在主题栏里用短短的几个字概括出整个邮件的内容，便于收件人权衡邮件的轻重缓急，分别处理。

　　1．一定不要空白标题，这是最失礼的。

　　2．标题要简短，不宜冗长。

　　3 更好写上来自的邮件，以便对方一目了然又便于留存，时间可以不用注明，因为一般的邮箱会自动生成，写了反而累赘。

　　4 标题要能真反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题，如 “王先生收”。也不要用胡乱无实际内容的主题，例如：“嘿！”或是“收着！”

　　5．一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多件事情，以便于日后整理

　　6．可适当用使用大写字母或特殊字符（如“ !”等）来突出标题，引起收件人注意，但应适度，特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼。

　　7．回复对方邮件时，应当根据回复内容需要更改标题，不要RE RE一大串。

　　8、最最重要的一点，主题千万不可出现错别字和不通顺之处，切莫只顾检查正文却在发出前忘记检查主题。

　　关于称呼与问候

　　1． 恰当地称呼收件者，拿捏尺度

　　邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌，也明确提醒某收件人，此邮件是面向他的，要求其给出必要的回应；在多个收件人的情况下可以称呼大家、ALL。

　　如果对方有职务，应按职务尊称对方，如“x经理”；如果不清楚职务，则应按通常的“x先生”、“x**”称呼，但要把性别先搞清楚。

　　不熟悉的人不宜直接称呼英文名，对级别高于自己的人也不宜称呼英文名。称呼全名也是不礼貌的，不要逮谁都用个“Dear xxx”，显得很熟络。

　　关于格式，称呼是之一行顶格写。

　　2． Email开头结尾更好要有问候语

　　最简单的开头写一个“HI”，中文的写个”你好”或者“您好”，开头问候语是称呼换行空两格写。

　　结尾常见的写个Best Regards，中文的写个”祝您顺利”之类的也就可以了，若是尊长应使用“此致敬礼”。注意，在非常正式的场合应完全使用信件标准格式，“祝”和“此致”为紧接上一行结尾或换行开头空两格，而“顺利”和“敬礼”为再换行顶格写。

　　俗话说得好，“礼多人不怪”，礼貌一些，总是好的，即便邮件中有些地方不妥，对方也能平静的看待

　　附件

　　1 如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件

　　2 附件文件应按有意义的名字命名，更好能够概括附件的内容，方便收件人下载后管理

　　3 正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时

　　4 附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件

　　5 如果附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开方式，以免影响使用

近年来，在诸种电子通信手段中跑出来一匹“黑马”，它就是电子邮件。自打诞生以来，它的发展速度可谓突飞猛进，日新月异，令人刮目相看。当前，它已经在商界得到了越来越广泛的使用。

电子邮件，又称电子函件或电子信函。它是利用电子计算机所组成的互联 *** ，向交往对象所发出的一种电子信件。使用电子邮件进行对外联络，不仅安全保密，节省时间，不受篇幅的限制，清晰度极高，而且还可以大大地降低通信费用。

1电子邮件基本礼仪

商界人士在使用电子邮件对外进行联络时，应当遵守的礼仪规范主要包括以下四个方面。

之一，电子邮件应当认真撰写。向他人发送的电子邮件，一定要精心构思，认真撰写。若是随想随写，是既不尊重对方，也不尊重自己的。在撰写电子邮件时，以下三点尤其必须注意。

一是，主题要明确。一个电子邮件，大都只有一个主题，并且往往需要在前注明。若是将其归纳得当，收件人见到它便对整个电子邮件一目了然了。

二是，语言要流畅。电子邮件要便于阅读，就要以语言流畅为要，尽量别写生僻字、异体字。引用数据、资料时，则更好标明出处，以便收件人核对。

三是，内容要简洁。网上的时间极为宝贵，所以电子邮件的内容应当简明扼要，愈短愈好。

第二，电子邮件应当避免滥用。在信息社会中，任何人的时间都是无比珍贵的。对商界人士来讲，这一点就显得更加重要了。所以有人才会说：“在商务交往中要尊重一个人，首先就要懂得替他节省时间。”

有鉴于此，若无必要，轻易不要向他人乱发电子邮件。尤其是不要以之与他人谈天说地，或是只为了检验一下自己的电子邮件能否成功地发出，更不宜随意以这种方式在网上“征友”。

目前，有不少网民时常会因为自己的电子信箱中堆满了无数的无聊的电子邮件，甚至是陌生人的电子邮件而烦心不堪。对其进行处理，不仅会浪费自己的时间和精力，而且还有可能会耽搁自己的正事。

第三，要小心地写电子邮件里的每一个字和每一句话。

因为现在法律规定电子邮件也可以作为法律证据，是合法的，所以发电子邮件时要小心。如果对公司不利的，千万不要写上，如报价等。发邮件时一定要慎重。

邮件信息不要太冗长。这样不会引起他人注意，别人也不喜欢看下去。

不要在邮件未端列出对方的地址。因为对方知道自己的地址，不用写，写上感觉不太好。

第四，发送附加文件要考虑对方能否阅读该文件。

发之一封你可以先用一般格式发送（对方可以阅读的格式），然后在上面写上“请问一下，如果发送压缩格式（或其他格式）的能不能阅读”。如果可以，你就可以发送压缩格式的了。这样给我感觉你很细心，也很体贴，而且让人感觉这个文件很重要。

邮件不要太公式化。你可以在上面加上LOGO等。

2电子邮件中的 *** 礼仪

与流行的观点不同，电子邮件不只是用在你给母亲写信的时候，所有在技术上见多识广的人都在使用电子邮件。以下是教你如何成为像他们一样的老手。

不管你给谁写信，注意礼仪都是很重要的。下面是一些写信的基本规则。

（1）不要“大喊”。全部用大写字母被认为是在“大喊”，很粗鲁。只应在应该“大喊”或强调什么时这么做。

（2）不管做什么，别SPAM。

SPAM就是给邮件表或你收集到的电子邮件地址中的人发电子邮件，而这些人不希望别人干扰。这会使邮件表或别人的邮箱充满。这种行为很轻率，令人很气愤。如果你这样做了，你会被逮着的。

（3）不要FLAME。FLAME是用激烈的言辞表达对别人的敌视。

（4）别把私人邮件公开发布。如果你收到一封私人信件，把它送别人是不明智的。

用好“附件”。你可以把文件附加在电子邮件中。更好不要使很大的附件，除非你知道收信人确实需要。

（5）使用讽刺时要小心。尤其是刚刚介入一种媒体时，尽量在你电子邮件中坦诚相见。经常讽刺会使人认为是卑鄙。

3电子邮件常用速写

写电子邮件的艺术是简洁。下面是一些节省空间的E-mail速写：

*** W——by the way；

FYI——for your information；

IMHO——in my humble opinion；

IOW——in other words；

LOL——laugh out loud；

OTOH——on the other hand。

电子邮件狂热爱好者的另一个习惯是使用由字符组成的图释（emotion）。有些人能从图释读出很多意思，其中有三个非常常用（把头向左转90度，即可以看清楚）：

：－）代表基本的笑脸，表示笑容和善意。

；－）代表眨眼笑，表示歪曲、讽刺或嘲笑。

：－（代表皱眉，表示令人不高兴的消息、令人悲伤的消息。

“主题”中的词句应该给收信人一个关于你的邮件的简单描述。当收信人以后查看邮件时尤其有用（例如：“主题：我想要回我的书”比“主题：你好”更容易被发现）。

　　 给学校发email的主题(subject)不要空着，而且要尽量简短。 没有subject的email虽然不至于被忽略，但给人之一印象不是非常好，至少说明你没有花足够的心思在上面。如有紧急事情，建议使用urgent help之类的短语，简洁但很显眼。 在称呼上，首先要确定学校网站上的联系信息上有没有联系人的名字。如果有，强烈建议直接以该联系人姓名，比如Dear Mr Barbrook代替泛泛的Dear Sir or Madam。当然，如果学校没有提供，则更好使用以上提到过的Dear Siror Madam，或 To Whom It May Concern。

　接下来是 正文部分，还是一定要本着简练的目的。 因为admission办公室的人一天都要看很多这样的来信，过于冗长繁琐让人本能反应就不舒服。而条理清晰、简洁明了的信会不知不觉让对方在回答的过程中慢慢的透露出越来越多的信息。

　 重点是逻辑清晰条理清楚。 这点不是很容易就做到。因为一般我们有“情况”才需要联系学校，而往往这种情况让我们心情焦虑，恨不得一下子把事情全部说清楚。但越这么想越容易把事情越说越糊涂。

　在写email前，应该把事情在脑子里理一遍，更好跳出来在旁观者的角度上看问题。前因后果都要想清楚。为什么会出现问题它是什么原因造成的一定要交代一下背景，如果一上来就是问题会让人摸不着头脑。

　但也不要走另外一个极端：很多人在急急忙忙讲了一大堆事情后，什么问题都没问就结尾了。这样学校的负责人会不知所措，给出的建议的质量也要大打折扣。

　在罗列问题时候，更好也不要一股脑儿什么都搬上去，一下子十几条问题会吓倒对方的。更好的策略是，先从最紧要的问题开始，一封email更好不要超过3个问题。问题的归纳要注意条理，不要重复，记得要具体一点，不要太过泛泛而谈。这样得到的答案才是最有效的。

　一般英国的大学在回复email方面还是反应很快的，而且有调查标明新兴的英国大学在这方面尤其突出。在收到回复以后，不管有没有用更好都回信表示感谢。

　另外，如果之前没有说清楚的可以继续深入探讨。更好直接点“回复”键回复，这样原文会在下面引用，可以让对方知道你已经收到回复，更重要的是，由于学校每天处理大量这样的信件，把原文引用在下面可以有助于他“回忆”一下你的case。

　当然，如果之一次回复就达到目的，也不要就这样不理不问了，时刻记住我们“礼仪之邦”的传统美德，回复别人以表感谢是很必须的。

发邮件的之一件重要的事情，当然是要知道教授的邮件地址。别以为这是什么技术含量低的工作，还真有不少同学找不到。下面给大家分享四种 *** ，任君挑选，总有一款适合你。

1学校的官网。找到你所就读院系的教职工介绍（faculty information），那里一般都能查到教授的邮箱。

2教授一般会在正式上课前发邮件给各个学生交代一些上课的事宜，一定要记住这个邮箱。

3如果教授没有课前发邮件给你，那你也不用心急。在之一节课时，教授会发给每个人一份课程大纲（syllabus），这份大纲不仅介绍了课程，更重要的是注明了office hours、****以及邮箱地址。

4 当然，最粗暴的方式就是直接去院系办公室，询问教授的邮箱。

八大步骤写封好邮件

1主题（subject）

主题不能写得太空泛，要把你找教授的目的写清楚。更好注明你课程的代号，因为有些教授一学期可能教3、4门课，如果不注明的话，容易被混淆。

案例示范：

"PSYC100 Section XX: Question about data collection

for project" （√）

（课程编码，目的都清楚明了）

psychology（×）

（过于空泛，没有实质性的问题，教授可能会略过此邮件）

2 名字称呼

美国老师都比较在意别人对他们的称呼，而且他们并不喜欢学生称呼他们为teacher，也不要以Mr Mrs 称呼，这样会显得很rude。更好是用“Dear Professor + Last-name” 如果导师是有PhD学位，那更好称呼他为Dear Dr + Last-name

3 开头介绍

学校的邮箱一般以你的last name作为邮箱名，但不要以为这就可以省去在邮件中的自我介绍。在写邮件正文开头时，一定要介绍自己（名字，班号），同时也要注明你的来信目的。

4 正文内容

在写正文的时候，不要转弯抹角地写一大堆修饰词，而是直奔主题，把问题直接地写下来，让人一目了然。

值得注意的是，不要通过邮件向教授询问成绩。根据美国FERPA （Family

Educational Rights and Privacy Act）法律的规定，分数是属于隐私权的一部分。

教授是不能把成绩通过邮件告知（因为有可能被其他人看见，侵犯学生隐私权）。

5 结尾敬语

写完正文后，在结尾的时候记得要加上你的名字。如果邮件是需要对方回复，更好写上Thank you, and I look forward to

hearing from you，以此来提醒对方回复。

在最后落款之后的正式礼节问候，一般用Sincerely; Best wishes; Best regards。其他的都不甚正式。

6 添加附件

如需添加附件，一定要把附件的名字写清楚，同时要认真检查是否是这封附件。

7 检查邮件

当内容全部写好后，要重新检查一遍，确保拼写和语法没失误。有很多教授很忌讳邮件中低级的拼写错误。

另外，有时候词汇或语法运用的不正确，也会导致整个句子的意思发生变化，引起不必要的误会。

8 回复邮件

别以为邮件发出去就没事了，你要定时更新邮件。如果教授回信了，也要简单地回复Thank you以示礼貌。

写一封好邮件并非是一个容易的事情。作为与教授沟通的重要工具，留学的同学一定要掌握好这项本领，这样有利于解决学业上的问题。

1、邮件发出去就像泼出去的水，不可回收，所以写好了邮件一定认真检查，每封邮件至少检查3遍以上。检查收信栏地址、英文拼写是否有误等。海外留学大学里的教授不用大学里邮箱系统，所以你要把邮件发送到他们真正正使用的私人邮箱地址，而不是大学通讯录的邮箱地址，要想获得教授的私人邮箱地址，可以从他们个人摘要或者注意看看教学大纲来寻找一些线索。

2 你可以申请一些有名的网站邮箱地址，不要出现一些不常见邮箱地址，一般教授们更喜欢打开比较有名的邮箱地址，例如lilei@liulianedu等，不常见的邮箱地址引起人们质疑。

3 在给教授写信时要注意紧扣主题，在主题栏对这封邮件有一个简要的解释，这样方便教授快速浏览指导你邮件主题。千万不要包含一些要求，比如说“紧急请求–请立即回复”，可以很肯定的说，你的请求基本会被无视掉。

4 邮件内容需要简洁明了。因为教授每天都会收很多邮件，你只有清楚明才能有助于教授阅读，更好把问题逐条列出来比较好。如果你的问题表的很详尽或者多层面的，更好在教授的办公时间面谈，这样教授能够更有效帮你解决问题。